Hàm xếp loại học lực trong Excel: Giỏi, Khá, Trung bình

Để xếp loại học lực trong Excel, cách nhanh nhất là IF lồng nhau hoặc IFS so điểm trung bình với từng ngưỡng. Khi có nhiều mức hoặc ngưỡng hay thay đổi, nên lập một bảng tra riêng rồi dùng VLOOKUP gần đúng hoặc LOOKUP: sửa ngưỡng một lần, cả danh sách tự cập nhật.

Cách 1: IF lồng nhau

Giả sử điểm trung bình ở cột G, xếp loại theo thang quen thuộc: từ 8 Giỏi, từ 6,5 Khá, từ 5 Trung bình, còn lại Yếu.

=IF(G2>=8, "Giỏi", IF(G2>=6.5, "Khá", IF(G2>=5, "Trung bình", "Yếu")))

Xét ngưỡng từ cao xuống thấp. Máy đặt vùng Việt Nam dùng dấu ; và dấu phẩy thập phân: IF(G2>=6,5;"Khá";…). Giải thích chi tiết về IF lồng xem hàm IF nhiều điều kiện.

Cách 2: hàm IFS (Excel 2019 trở lên, Google Sheets)

=IFS(G2>=8, "Giỏi", G2>=6.5, "Khá", G2>=5, "Trung bình", TRUE, "Yếu")

Dễ đọc hơn IF lồng vì không phải đếm ngoặc. Cặp TRUE, "Yếu" ở cuối là bắt buộc để bắt mọi trường hợp còn lại.

Cách 3: bảng tra + VLOOKUP gần đúng

1. Lập bảng tra ở vùng trống, ví dụ K2:L5, cột ngưỡng sắp xếp tăng dần:

   Điểm từ	Xếp loại
   0	Yếu
   5	Trung bình
   6,5	Khá
   8	Giỏi

2. Ở ô xếp loại gõ =VLOOKUP(G2, $K$2:$L$5, 2, TRUE) rồi kéo xuống.

VLOOKUP gần đúng tìm ngưỡng lớn nhất không vượt quá điểm. Điểm 7,3 khớp mức 6,5 → Khá. Muốn đổi “Trung bình” thành “Đạt” hay thêm mức “Xuất sắc” từ 9, chỉ cần sửa bảng tra. Cách dò gần đúng được giải thích kỹ trong hàm VLOOKUP.

Cách 4: LOOKUP với mảng ngay trong công thức

=LOOKUP(G2, {0,5,6.5,8}, {"Yếu","Trung bình","Khá","Giỏi"})

Không cần bảng tra riêng, phù hợp khi gửi công thức cho người khác. Mảng ngưỡng phải tăng dần.

Xếp loại có thêm điều kiện điểm môn thấp nhất

Thực tế, nhiều quy chế không chỉ dựa vào điểm trung bình mà còn yêu cầu điểm từng môn không dưới một mức. Ví dụ minh hoạ (không phải quy định chính thức): loại Giỏi cần trung bình từ 8 và không môn nào dưới 6,5. Các điểm môn nằm ở C2:F2:

=IFS(AND(G2>=8, MIN(C2:F2)>=6.5), "Giỏi",
     AND(G2>=6.5, MIN(C2:F2)>=5), "Khá",
     AND(G2>=5, MIN(C2:F2)>=3.5), "Trung bình",
     TRUE, "Yếu")

Hàm MIN lấy điểm thấp nhất, giúp kiểm tra “tất cả các môn” chỉ bằng một điều kiện. Muốn đếm số môn đạt từ 8 trở lên, dùng COUNTIF(C2:F2, ">=8").

Về Thông tư 22/2021/TT-BGDĐT

Với học sinh THCS, THPT, Thông tư 22/2021/TT-BGDĐT đánh giá kết quả học tập theo 4 mức Tốt, Khá, Đạt, Chưa đạt thay cho Giỏi/Khá/Trung bình/Yếu trước đây. Tiêu chí dựa trên điểm trung bình các môn đánh giá bằng điểm số, số môn đạt từ một ngưỡng nhất định và kết quả các môn đánh giá bằng nhận xét. Các ngưỡng cụ thể cần đối chiếu văn bản gốc và hướng dẫn của Sở/Phòng GD&ĐT; sau đó bạn chỉ việc đưa điều kiện vào khung IFS như trên, dùng COUNTIF để đếm số môn đạt ngưỡng và MIN cho môn thấp nhất.

Xếp loại nhân viên theo KPI

Kỹ thuật y hệt. Điểm KPI ở D2, bảng tra N2:O5 gồm 0 → “D”, 60 → “C”, 75 → “B”, 90 → “A”:

=VLOOKUP(D2, $N$2:$O$5, 2, TRUE)

Thêm cột thưởng theo xếp loại bằng một VLOOKUP chính xác nữa, rồi tổng hợp số người mỗi loại bằng =COUNTIF(E2:E80, "A").

Lỗi hay gặp

• Học sinh chưa có điểm bị xếp “Yếu”: thêm IF(G2="", "", …) ở ngoài.
• Điểm 6,4999 bị xếp Trung bình dù hiển thị 6,5: làm tròn điểm trung bình trước bằng ROUND theo đúng quy chế.
• VLOOKUP trả sai mức: cột ngưỡng chưa sắp tăng dần hoặc quên $.
• Muốn tô màu theo xếp loại, dùng định dạng có điều kiện.