Sổ Tay Số

Cách chia sẻ, sao chép Google Form và chuyển quyền

Hướng dẫn chia sẻ Google Form bằng link rút gọn, mã QR, nhúng website, mời người cùng chỉnh sửa, tạo bản sao Make a copy và chuyển quyền sở hữu form an toàn.

Biểu mẫu (Forms) Cơ bản 7 phút đọc Cập nhật Biên soạn:

Một Google Form có hai kiểu “chia sẻ” rất khác nhau: link để người khác điền (responder link) và quyền chỉnh sửa cho đồng nghiệp (collaborator). Nhầm hai loại này là lỗi hay gặp nhất — gửi nhầm link sửa vào nhóm Zalo đồng nghĩa ai cũng có thể xin quyền sửa form. Bài này đi qua cả hai, cộng với cách nhân bản và chuyển quyền sở hữu.

  1. Mở form, bấm Send (Gửi) ở góc trên. Ở giao diện mới, form cần được Publish (Xuất bản) trước, sau đó dùng Copy responder link.
  2. Chọn thẻ biểu tượng liên kết, tích Shorten URL để có link dạng forms.gle/….
  3. Bấm Copy rồi dán vào Zalo, Messenger, email.

Link đúng cho người điền có đuôi /viewform hoặc là link forms.gle. Link có /edit là link chỉnh sửa.

Ai được điền?Với tài khoản trường/công ty dùng Google Workspace, kiểm tra tùy chọn giới hạn chỉ người trong tổ chức (trong Settings hoặc phần cài đặt người trả lời của nút Publish). Nếu bật, người ngoài sẽ không mở được form.

2. Tạo mã QR để in poster, slide

  • Chrome trên máy tính: mở link form (bản cho người điền), bấm chuột phải vào trang → Create QR code for this page (hoặc biểu tượng chia sẻ trên thanh địa chỉ) → Download.
  • Điện thoại: Chrome Android có Share → QR code trong menu chia sẻ.

Quét thử mã bằng 2 điện thoại khác nhau trước khi in. In kèm link rút gọn bên dưới mã cho người không quét được.

Lưu ýHạn chế dùng trang tạo QR “miễn phí” lạ: một số trang tạo mã đi qua đường dẫn trung gian của họ, có thể chèn quảng cáo hoặc ngừng hoạt động sau thời gian dùng thử.

3. Nhúng form vào website

  1. Bấm Send → thẻ <> (Embed HTML).
  2. Chỉnh Width và Height (form dài nên đặt chiều cao lớn để tránh thanh cuộn kép).
  3. Bấm Copy và dán đoạn mã vào chế độ HTML của trang web (WordPress: khối Custom HTML).
<iframe src="https://docs.google.com/forms/d/e/.../viewform?embedded=true"
  width="640" height="1200" frameborder="0">Đang tải…</iframe>

Để form co giãn theo màn hình điện thoại, đổi width="640" thành width="100%".

4. Mời cộng tác viên cùng chỉnh sửa

  1. Trong trang soạn form, bấm dấu ba chấm ⋮ → Add collaborators (hoặc biểu tượng chia sẻ hình người).
  2. Nhập email đồng nghiệp, quyền mặc định là Editor.
  3. Bấm Send/Done.

Cộng tác viên sửa được câu hỏi, cài đặt và xem toàn bộ câu trả lời. Vì vậy chỉ mời người thật sự cần. Bảng Sheets liên kết là tệp riêng, phải chia sẻ riêng — xem bài chia sẻ Google Drive.

5. Tạo bản sao (Make a copy)

Dùng khi muốn tái sử dụng form cho đợt mới, lớp mới mà không lẫn dữ liệu cũ:

  1. Mở form → dấu ba chấm ⋮ → Make a copy.
  2. Đặt tên mới, chọn thư mục, có thể tích Share it with the same people để giữ cộng tác viên.

Bản sao giữ nguyên câu hỏi, cài đặt, đáp án bài kiểm tra nhưng không mang theo câu trả lời và có link mới. Muốn người khác tự tạo bản sao (chia sẻ mẫu form), gửi link chỉnh sửa và thay đuôi /edit bằng /copy; người nhận cần có quyền xem form gốc.

6. Chuyển quyền sở hữu

Khi bàn giao công việc hoặc nghỉ việc, hãy chuyển form cho người tiếp quản thay vì để trong tài khoản cá nhân:

  1. Thêm người nhận làm cộng tác viên (Editor) trước.
  2. Mở Google Drive, chuột phải vào form → Share → cạnh tên người đó chọn Transfer ownership.
  3. Với tài khoản Gmail cá nhân, người nhận phải chấp nhận lời mời thì quyền mới được chuyển.
Lưu ýKhông chuyển được quyền sở hữu sang tài khoản thuộc tổ chức khác (ví dụ từ Gmail cá nhân sang email trường). Khi đó, người nhận dùng Make a copy để có form của riêng mình và xuất câu trả lời cũ sang Sheets. Nhớ chuyển cả bảng tính kết quả và thư mục tệp nộp nếu có.
#google forms#chia sẻ#mã qr#sao chép form#cộng tác

Bài viết liên quan

Zalo