Cách dùng Google Calendar: lịch họp, nhắc việc, chia sẻ
Hướng dẫn dùng Google Calendar để tạo lịch họp kèm link Google Meet, đặt nhắc việc, lịch lặp lại và chia sẻ lịch cho đồng nghiệp, gia đình đúng quyền.
Ghi lịch họp vào sổ tay rồi quên, nhắc nhau qua Zalo rồi trôi tin nhắn… Google Calendar (Lịch Google) miễn phí với mọi tài khoản Gmail, đồng bộ giữa máy tính và điện thoại, tự nhắc trước giờ hẹn và gửi lời mời họp cho người khác chỉ với vài cú bấm.
Tạo sự kiện và lịch họp
- Truy cập
calendar.google.comhoặc mở ứng dụng Google Calendar trên điện thoại. - Bấm vào ô giờ trên lịch (hoặc nút Create/+), nhập tiêu đề, chọn ngày giờ. Bấm More options để mở đầy đủ.
- Ở ô Add guests, nhập email người tham dự; mục Guest permissions chọn họ có được mời thêm người, sửa sự kiện hay không.
- Bấm Add Google Meet video conferencing để tự tạo link họp trực tuyến.
- Thêm địa điểm, mô tả, đính kèm tài liệu từ Google Drive → Save → chọn Send để gửi lời mời qua email.
Người nhận bấm Yes/No/Maybe ngay trong email; bạn theo dõi ai đã xác nhận trong chi tiết sự kiện.
Nhắc việc và lịch lặp lại
- Thông báo: trong sự kiện, mục Notification cho phép đặt nhiều lời nhắc, ví dụ trước 1 ngày và trước 30 phút, dạng thông báo hoặc email.
- Lặp lại: ô Does not repeat → chọn hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng, hoặc Custom (ví dụ thứ Hai và thứ Năm mỗi tuần, kết thúc sau 10 lần). Phù hợp cho họp giao ban, nộp báo cáo, đóng tiền điện.
- Tasks: chọn loại Task khi tạo để ghi việc cần làm có hạn chót; việc chưa xong hiện trong lịch và danh sách Google Tasks.
- Sự kiện cả ngày: tích All day cho sinh nhật, ngày nghỉ phép, công tác.
Nhiều lịch cho từng việc
Ở cột trái, mục Other calendars → + → Create new calendar để tạo các lịch riêng như “Công việc”, “Gia đình”, “Lịch học của con”. Mỗi lịch một màu, có thể bật/tắt hiển thị để đỡ rối.
Cũng ở đó, chọn Browse calendars of interest để thêm lịch ngày lễ Việt Nam.
Chia sẻ lịch đúng quyền
- Di chuột vào tên lịch ở cột trái → dấu ba chấm → Settings and sharing.
- Mục Share with specific people or groups → Add people and groups → nhập email.
- Chọn quyền phù hợp rồi Send.
| Quyền | Người được chia sẻ có thể | Nên dùng cho |
|---|---|---|
| See only free/busy | Chỉ thấy khung giờ bận, không thấy nội dung | Đồng nghiệp khác phòng |
| See all event details | Xem toàn bộ chi tiết | Trợ lý, người trong nhóm |
| Make changes to events | Thêm, sửa, xoá sự kiện | Thư ký, người cùng quản lý lịch |
| Make changes and manage sharing | Toàn quyền, kể cả chia sẻ tiếp | Chỉ người thật sự tin cậy |
Mẹo dùng nhanh hơn
- Phím tắt trên web: C tạo sự kiện, T về hôm nay, D/W/M xem theo ngày/tuần/tháng, / tìm kiếm. Xem thêm phím tắt Google Docs, Sheets.
- Đặt Working hours trong Settings để người khác biết giờ làm việc của bạn (tính năng có ở nhiều tài khoản Google Workspace).
- Sự kiện từ email đặt vé máy bay, khách sạn trong Gmail có thể tự thêm vào lịch (xem mẹo Gmail).
- Mở lịch ở chế độ tuần mỗi sáng thứ Hai để lên kế hoạch cả tuần.