Làm sạch dữ liệu: xoá trùng, tách cột, chuẩn hoá chữ

Tô màu dữ liệu trùng trước khi xoá

Chọn cột → Home → Conditional Formatting → Highlight Cells Rules → Duplicate Values. Kiểm tra bằng mắt trước khi xoá để tránh mất dữ liệu thật.

Xoá dòng trùng lặp

• Excel: chọn vùng dữ liệu → Data → Remove Duplicates → tích các cột dùng để so trùng.
• Google Sheets: Data → Data cleanup → Remove duplicates.

Tách họ và tên

• Excel: Data → Text to Columns → Delimited → chọn Space.
• Google Sheets: Data → Split text to columns, hoặc hàm =SPLIT(A2;" ").

Tên tiếng Việt có số chữ không cố định, nên lấy tên (chữ cuối cùng) bằng công thức:

=TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(A2;" ";REPT(" ";100));100))

Excel 365 có hàm gọn hơn: =TEXTAFTER(A2;" ";-1).

Flash Fill — điền nhanh theo mẫu

Gõ kết quả mong muốn cho 1–2 dòng đầu (ví dụ viết hoa tên, ghép mã), rồi nhấn Ctrl + E. Excel tự nhận ra quy luật và điền cho toàn bộ cột. Google Sheets sẽ hiện gợi ý Smart Fill tương tự.

Chuẩn hoá chữ

=TRIM(A2)            // bỏ khoảng trắng đầu, cuối và giữa thừa
=PROPER(TRIM(A2))    // nguyễn  văn an → Nguyễn Văn An
=UPPER(A2)  =LOWER(A2)
=CLEAN(A2)           // bỏ ký tự không in được khi dán từ web

Sau khi dùng công thức, sao chép cột kết quả → Paste Special → Values (Ctrl + Shift + V trong Sheets) để chuyển thành giá trị cố định.