Trộn thư (Mail Merge): in hàng loạt giấy mời, giấy khen từ Excel

Chuẩn bị bảng dữ liệu Excel

• Hàng đầu tiên là tiêu đề cột, không gộp ô: HoTen, ChucVu, DonVi, XungHo…
• Mỗi người một dòng, không để dòng trống ở giữa.
• Lưu tệp và đóng Excel trước khi trộn.

Thực hiện trong Word

1. Soạn mẫu giấy mời, để trống vị trí cần điền tên.
2. Thẻ Mailings → Start Mail Merge → Letters.
3. Select Recipients → Use an Existing List → chọn tệp Excel → chọn Sheet chứa dữ liệu.
4. Đặt con trỏ tại chỗ cần điền → Insert Merge Field → chọn cột tương ứng.
5. Bấm Preview Results để xem thử từng người.
6. Finish & Merge → Edit Individual Documents → All để tạo tệp Word chứa toàn bộ thư, hoặc Print Documents để in thẳng.

Định dạng số và ngày bị sai

Khi trộn, số tiền 1500000 có thể hiện thành 1500000 không có dấu chấm, ngày tháng bị đảo. Cách nhanh nhất: trong Excel tạo thêm cột dạng chữ bằng hàm TEXT:

=TEXT(C2;"#.##0")         // 1.500.000 (máy dùng định dạng Việt Nam)
=TEXT(D2;"dd/mm/yyyy")    // 05/09/2026

Rồi dùng cột mới này khi chèn trường trộn.

Xưng hô Ông/Bà tự động

Thêm cột XungHo trong Excel, hoặc dùng Rules → If…Then…Else trong Word: nếu cột GioiTinh bằng “Nam” thì chèn “Ông”, ngược lại chèn “Bà”.