Cách đặt và gỡ mật khẩu file PDF của bạn
Hướng dẫn đặt mật khẩu bảo vệ file PDF bằng Word, LibreOffice, Adobe Acrobat và cách gỡ mật khẩu hợp lệ khi bạn đã biết mật khẩu, kèm lưu ý chọn mật khẩu mạnh.
Hợp đồng, bảng lương, hồ sơ cá nhân có số CCCD… khi gửi qua email hoặc Zalo nên được khoá bằng mật khẩu. Nếu file bị gửi nhầm hoặc bị lộ, người khác vẫn không đọc được nội dung. Ngược lại, sao kê ngân hàng hay hoá đơn điện tử gửi qua email thường bị khoá sẵn, và bạn muốn gỡ mật khẩu để lưu trữ cho tiện. Bài này hướng dẫn cả hai chiều — với điều kiện đó là file của bạn hoặc bạn đã được cấp mật khẩu.
1. Hai loại mật khẩu PDF
| Loại | Tác dụng |
|---|---|
| Mật khẩu mở file (Open / User password) | Không có mật khẩu thì không xem được nội dung. Đây là lớp bảo vệ thật sự. |
| Mật khẩu quyền (Permissions / Owner password) | Ai cũng mở xem được, nhưng bị hạn chế in, sao chép, chỉnh sửa. Lớp này chỉ mang tính “ngăn người ngay”, nhiều phần mềm có thể bỏ qua. |
Với tài liệu nhạy cảm, hãy luôn dùng mật khẩu mở file.
2. Đặt mật khẩu ngay khi xuất PDF từ Word
- Mở tài liệu trong Word, vào File → Save As (hoặc Save a Copy), chọn kiểu PDF (*.pdf).
- Bấm nút Options… ngay dưới ô chọn kiểu file.
- Tích Encrypt the document with a password → OK.
- Nhập mật khẩu hai lần → OK → Save.
Cách này cũng dùng được với Excel và PowerPoint. Word chỉ hỗ trợ mật khẩu mở file, không có tuỳ chọn hạn chế in/sao chép.
3. Đặt mật khẩu bằng LibreOffice (miễn phí) và Acrobat
LibreOffice
- Mở tài liệu (Writer, Calc hoặc Impress), chọn File → Export As → Export as PDF.
- Thẻ Security → Set Passwords: đặt mật khẩu mở file và/hoặc mật khẩu quyền.
- Bên dưới chọn quyền in, sửa, sao chép → Export.
Adobe Acrobat Pro (trả phí)
Mở file PDF có sẵn → công cụ Protect (Bảo vệ) → Protect with password / Encrypt with password. Tên mục có thể khác chút giữa các phiên bản; nếu không thấy, gõ “password” vào ô tìm kiếm công cụ của Acrobat.
4. Chọn và gửi mật khẩu đúng cách
- Dùng mật khẩu dài từ 12 ký tự, không dùng ngày sinh hay số điện thoại. Có thể tạo nhanh bằng công cụ tạo mật khẩu.
- Không gửi mật khẩu cùng email với file. Gửi file qua email, mật khẩu qua tin nhắn Zalo/SMS hoặc gọi điện.
- Lưu mật khẩu vào trình quản lý mật khẩu. PDF mã hoá AES không có “cửa sau”: quên mật khẩu là coi như mất nội dung.
5. Gỡ mật khẩu khi bạn đã biết mật khẩu
Ví dụ sao kê ngân hàng khoá bằng ngày sinh, mỗi lần mở đều phải gõ. Có hai cách hợp lệ:
Cách 1: Dùng Chrome, Edge hoặc Cốc Cốc
- Kéo file PDF vào cửa sổ trình duyệt, nhập mật khẩu để mở.
- Nhấn Ctrl + P, ở mục máy in chọn Save as PDF (hoặc Microsoft Print to PDF).
- Bấm Save. File mới không còn mật khẩu.
Cách này không dùng được nếu chủ file đã cấm in. Liên kết, bookmark trong file có thể bị mất.
Cách 2: Adobe Acrobat Pro
Mở file bằng mật khẩu → Protect → Remove security (hoặc trong File → Properties → Security, đổi Security Method thành No Security) → lưu lại.
Nếu cần ký điện tử sau khi khoá file, xem cách ký tên vào PDF — nên ký trước rồi mới đặt mật khẩu.