Cách dùng Track Changes và nhận xét trong Word
Bật Track Changes để theo dõi sửa đổi, thêm nhận xét, chấp nhận hoặc từ chối từng chỗ sửa trong Word và dùng chế độ Đề xuất của Google Docs khi duyệt văn bản.
Khi sếp sửa báo cáo, đồng nghiệp góp ý hợp đồng hay giáo viên hướng dẫn chữa luận văn, cách tệ nhất là sửa thẳng vào file rồi gửi lại — người viết không biết chỗ nào đã đổi. Track Changes trong Word và chế độ Suggesting (Đề xuất) trong Google Docs ghi lại mọi chỉnh sửa để tác giả xem và quyết định giữ hay bỏ từng chỗ.
1. Bật Track Changes trong Word
- Mở tài liệu, vào thẻ Review (Xem lại).
- Bấm Track Changes hoặc nhấn Ctrl + Shift + E. Nút được tô sáng là đang bật.
- Sửa như bình thường: chữ thêm vào được gạch chân và tô màu, chữ xoá bị gạch ngang, lề trái có vạch dọc đánh dấu dòng đã đổi.
2. Chọn chế độ hiển thị
Ở nhóm Tracking trên thẻ Review có ô chọn kiểu xem:
| Chế độ | Hiển thị |
|---|---|
| Simple Markup | Văn bản trông như đã sửa xong, chỉ có vạch đỏ ở lề báo chỗ thay đổi. |
| All Markup | Hiện đầy đủ chữ thêm, chữ xoá, định dạng đã đổi — nên dùng khi duyệt. |
| No Markup | Xem bản cuối cùng nếu chấp nhận hết. |
| Original | Xem bản gốc trước khi sửa. |
Nút Show Markup cho phép lọc theo người sửa, hoặc ẩn bớt các thay đổi về định dạng cho đỡ rối.
3. Thêm và trả lời nhận xét
- Bôi đen đoạn cần góp ý, bấm Review → New Comment hoặc nhấn Ctrl + Alt + M.
- Gõ nội dung rồi bấm nút gửi. Trong Microsoft 365, gõ
@kèm tên đồng nghiệp để nhắc họ (khi file lưu trên OneDrive/SharePoint, họ sẽ nhận email). - Người nhận có thể Reply để trao đổi hoặc Resolve khi đã xử lý xong.
Nên dùng nhận xét cho câu hỏi và đề nghị (“Số liệu này lấy từ đâu?”), còn sửa câu chữ cụ thể thì sửa trực tiếp khi đã bật Track Changes.
4. Chấp nhận hoặc từ chối sửa đổi
- Đặt con trỏ đầu tài liệu, bấm Review → Next để nhảy tới sửa đổi đầu tiên.
- Bấm Accept để giữ hoặc Reject để bỏ. Word tự chuyển sang chỗ tiếp theo.
- Muốn xử lý một lần: mũi tên dưới nút Accept → Accept All Changes (hoặc Reject All).
- Xoá hết nhận xét: Review → Delete → Delete All Comments in Document.
Khoá Track Changes
Muốn người khác không tắt được theo dõi: mũi tên dưới Track Changes → Lock Tracking, đặt mật khẩu. Ai mở file cũng buộc phải sửa ở chế độ có ghi lại.
So sánh hai bản khi người khác quên bật
Nếu nhận lại file đã bị sửa thẳng, dùng Review → Compare → Compare, chọn bản gốc và bản đã sửa. Word tạo tài liệu thứ ba đánh dấu mọi khác biệt như Track Changes.
5. Chế độ Đề xuất (Suggesting) trên Google Docs
- Góc trên bên phải, bấm nút biểu tượng cây bút (Editing) → chọn Suggesting. Phím tắt: Ctrl + Alt + Shift + X.
- Mọi chữ bạn gõ hay xoá hiện màu và có thẻ đề xuất bên phải.
- Chủ tài liệu bấm dấu ✓ để chấp nhận hoặc ✗ để từ chối. Duyệt hàng loạt ở Tools → Review suggested edits.
- Thêm nhận xét: Ctrl + Alt + M; gõ
@emailđể giao việc cho ai đó.
Khi chia sẻ, chọn quyền Commenter (Người nhận xét) thì người nhận chỉ có thể nhận xét và đề xuất, không sửa thẳng được. Chi tiết về quyền chia sẻ xem chia sẻ file Google Drive an toàn. Tài liệu Word có Track Changes mở trên Google Docs vẫn giữ các sửa đổi dưới dạng đề xuất.