Google Docs là gì? Hướng dẫn dùng cho người mới

Google Docs là trình soạn thảo văn bản miễn phí chạy trên trình duyệt, chỉ cần tài khoản Gmail. Tài liệu tự lưu lên Google Drive mỗi vài giây, nhiều người sửa cùng lúc được, mở được trên mọi máy tính và điện thoại. Nếu bạn quen Word, chỉ mất khoảng 15 phút để làm quen.

Tạo tài liệu mới

• Cách nhanh nhất: gõ docs.new vào thanh địa chỉ Chrome, Cốc Cốc hoặc Edge (đã đăng nhập Google).
• Hoặc vào docs.google.com → chọn Blank document hoặc một mẫu (template) như thư, CV, biên bản cuộc họp.
• Từ Google Drive: New → Google Docs.

Đặt tên ở góc trên trái (mặc định “Untitled document”). Không có nút Save — dòng chữ cạnh tên file cho biết đã lưu vào Drive. Đặt tên rõ ràng giúp tìm lại dễ, xem đặt tên và sắp xếp file.

Gõ văn bản bằng giọng nói tiếng Việt

1. Mở bằng Chrome (tính năng này chỉ chạy trên Chrome trên máy tính).
2. Tools → Voice typing (hoặc Ctrl + Shift + S).
3. Bấm vào tên ngôn ngữ phía trên biểu tượng micro, chọn Tiếng Việt.
4. Bấm micro, cho phép trình duyệt dùng micro, rồi nói rõ ràng, ngắt câu tự nhiên.

Với tiếng Việt, dấu chấm phẩy thường phải thêm bằng tay sau khi đọc. Hãy rà soát lỗi chính tả trước khi gửi; nếu gõ bàn phím bị lỗi dấu, xem sửa lỗi gõ tiếng Việt.

Chia sẻ và làm việc nhóm

1. Bấm nút Share góc trên phải.
2. Nhập email người nhận, chọn quyền Viewer (chỉ xem), Commenter (nhận xét) hoặc Editor (sửa) → Send.
3. Hoặc ở General access, chọn Anyone with the link rồi Copy link để gửi qua Zalo.

Chế độ đề xuất (Suggesting) và nhận xét

Ở góc trên phải có nút chuyển chế độ (biểu tượng cây bút): Editing sửa trực tiếp, Suggesting mọi thay đổi hiện thành đề xuất màu xanh để chủ tài liệu Accept hoặc Reject, Viewing chỉ đọc. Bôi đen đoạn văn → Ctrl + Alt + M để thêm nhận xét, gõ @tên để gán việc cho đồng nghiệp. Đây là phiên bản tương đương Track Changes của Word — so sánh trong bài Track Changes và nhận xét.

Lỡ tay xoá mất nội dung? Vào File → Version history → See version history để xem và khôi phục bản cũ.

Tải về Word, PDF

File → Download rồi chọn Microsoft Word (.docx), PDF Document (.pdf), văn bản thuần (.txt)… Khi chuyển sang Word, bảng và phông đặc biệt có thể lệch nhẹ; kiểm tra lại trước khi nộp. Văn bản hành chính cần đúng thể thức nên hoàn thiện trên Word.

Dùng khi không có mạng

1. Trên Chrome, cài tiện ích Google Docs Offline (của Google) từ Chrome Web Store.
2. Vào docs.google.com → biểu tượng menu → Settings → bật Offline.
3. Với từng file cần chắc chắn: mở file → File → Make available offline.

Khi có mạng trở lại, thay đổi tự đồng bộ lên Drive. Không bật offline trên máy dùng chung.

Dùng trên điện thoại

Cài ứng dụng Google Docs từ CH Play hoặc App Store. Bấm biểu tượng + để tạo mới, biểu tượng bút để sửa, chữ A để định dạng. Trên điện thoại có thể dùng micro của bàn phím (Gboard) để gõ bằng giọng nói. Phím tắt cho máy tính có ở bài phím tắt Google Docs, Sheets.