Hàm đặc trưng của Google Sheets: IMPORTRANGE, QUERY

Google Sheets dùng được gần hết hàm quen thuộc của Excel, nhưng có một nhóm hàm gắn với hệ sinh thái Google mà Excel không có hoặc làm khác: lấy dữ liệu từ file khác bằng IMPORTRANGE, truy vấn kiểu SQL bằng QUERY, dịch bằng GOOGLETRANSLATE… Nắm được 7 hàm dưới đây, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thao tác sao chép thủ công.

1. IMPORTRANGE — lấy dữ liệu từ file khác

=IMPORTRANGE("đường_dẫn_hoặc_ID_file", "Tên trang!A1:F500")

Ví dụ mỗi chi nhánh có một file báo cáo riêng, file tổng hợp lấy về:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AbC.../edit","DoanhThu!A1:F500")

• Lần đầu, ô hiện #REF! kèm nút Allow access (Cho phép truy cập) — bấm vào để kết nối hai file.
• Bạn phải có quyền xem file nguồn. Dữ liệu tự cập nhật, nhưng có thể chậm vài phút.
• Lồng vào QUERY hoặc FILTER để chỉ lấy phần cần thiết, tránh kéo cả nghìn dòng.

2. QUERY — lọc, gom nhóm, tính tổng trong một hàm

=QUERY(vùng, "câu_truy_vấn", [số_dòng_tiêu_đề])

Câu truy vấn gọi cột theo chữ cái (A, B, C…). Bảng bán hàng A:E (Ngày, Nhân viên, Chi nhánh, Sản phẩm, Thành tiền):

=QUERY(A1:E500,"select B, sum(E) where C = 'Hà Nội' group by B order by sum(E) desc",1)

Kết quả: bảng tổng doanh thu từng nhân viên chi nhánh Hà Nội, xếp từ cao xuống thấp. Chữ trong điều kiện đặt trong nháy đơn; số thì không cần (where E > 5000000). Khi lấy dữ liệu từ IMPORTRANGE, gọi cột là Col1, Col2… thay vì A, B. QUERY đặc biệt hợp để xử lý kết quả Google Forms.

3. ARRAYFORMULA — một công thức cho cả cột

=ARRAYFORMULA(IF(B2:B="","",C2:C*D2:D))

Đặt ở ô E2, công thức tính thành tiền cho mọi dòng, kể cả dòng mới thêm (rất tiện với bảng nhận dữ liệu từ Form, vì Form chèn dòng mới không kéo công thức theo). Phần IF(B2:B="","",...) để các dòng trống không hiện số 0.

4. SPLIT — tách chuỗi theo dấu phân cách

=SPLIT(A2,",")

Tách “Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng” thành ba ô liền nhau. Dùng =TRIM(SPLIT(A2,",")) (bọc ARRAYFORMULA nếu cần) để xoá khoảng trắng sau dấu phẩy. Excel 365 có hàm tương đương là TEXTSPLIT.

5. GOOGLETRANSLATE — dịch ngay trong ô

=GOOGLETRANSLATE(A2,"vi","en")

Dịch tên sản phẩm, mô tả ngắn sang tiếng Anh; dùng "auto" cho ngôn ngữ nguồn nếu không chắc. Bản dịch máy chỉ nên làm bản nháp, cần người đọc lại trước khi đưa cho khách hàng.

6. IMAGE — chèn ảnh vào ô bằng đường link

=IMAGE("https://example.com/sanpham/ao-001.jpg")
=IMAGE(B2,4,80,80)

Hiện ảnh sản phẩm ngay trong danh mục hàng. Chế độ 4 cho phép đặt kích thước tuỳ ý (cao, rộng tính bằng pixel). Ảnh phải ở địa chỉ công khai; link ảnh Google Drive riêng tư thường không hiện. Excel 365 hiện cũng có hàm IMAGE.

7. GOOGLEFINANCE — giá chứng khoán, tỷ giá

=GOOGLEFINANCE("CURRENCY:USDVND")
=GOOGLEFINANCE("NASDAQ:GOOG","price")

Lấy tỷ giá hoặc giá cổ phiếu để theo dõi. Dữ liệu có thể trễ tới khoảng 20 phút, không phải mã/sàn nào cũng được hỗ trợ, nên chỉ dùng để tham khảo — đừng dùng làm căn cứ giao dịch hay hạch toán chính thức.

Bảng tóm tắt

Mới làm quen Sheets? Đọc thêm Google Sheets cơ bản và phím tắt Google Docs, Sheets.