Sổ Tay Số

Google Sheets là gì? Hướng dẫn sử dụng cho người mới

Google Sheets cho người mới: tạo bảng tính, mở file Excel, chia sẻ cùng chỉnh sửa, xem lịch sử phiên bản, dùng offline, tải về .xlsx và dùng trên điện thoại.

Trang tính (Excel, Sheets) Cơ bản 8 phút đọc Cập nhật Biên soạn:

Google Sheets là bảng tính miễn phí chạy trên trình duyệt, chỉ cần tài khoản Gmail. Ưu điểm lớn nhất so với gửi file Excel qua Zalo: nhiều người cùng sửa một file theo thời gian thực, tự lưu liên tục và xem lại được mọi phiên bản cũ. Rất hợp cho bảng chấm công nhóm, danh sách đóng quỹ lớp, theo dõi đơn hàng online.

1. Tạo bảng tính mới

  • Gõ sheets.new vào thanh địa chỉ trình duyệt (Chrome, Cốc Cốc, Edge) — tạo ngay bảng trống.
  • Hoặc vào sheets.google.com → bấm Blank spreadsheet hoặc chọn mẫu có sẵn.
  • Từ Google Drive: New → Google Sheets.

Bấm vào “Untitled spreadsheet” ở góc trên trái để đặt tên. Không có nút Lưu — mọi thay đổi tự lưu vào Drive. Đặt tên rõ ràng theo gợi ý ở bài đặt tên, sắp xếp file.

2. Mở và chuyển file Excel

  1. Tải file .xlsx lên Google Drive (kéo thả vào trang Drive), rồi nhấp đúp để mở.
  2. Bạn có thể sửa ngay ở chế độ tương thích Office (thanh tên file hiện nhãn .XLSX).
  3. Muốn dùng đủ tính năng (cùng sửa mượt, hàm riêng của Google), chọn File → Save as Google Sheets để tạo bản chuyển đổi.

Hoặc trong một bảng đang mở: File → Import → tải file Excel/CSV lên → chọn chèn sheet mới hoặc thay thế.

Lưu ýHầu hết hàm thông dụng (SUM, IF, VLOOKUP, COUNTIF…) chạy giống Excel. Macro VBA, một số biểu đồ và định dạng phức tạp sẽ không chuyển được. Google Sheets có hàm riêng rất mạnh như QUERY, IMPORTRANGE, GOOGLETRANSLATE — xem hàm đặc biệt của Google Sheets.

3. Chia sẻ và cùng chỉnh sửa

  1. Bấm nút Share (Chia sẻ) góc trên phải.
  2. Nhập Gmail người nhận, chọn quyền: Viewer (chỉ xem), Commenter (nhận xét), Editor (sửa).
  3. Hoặc ở mục General access chọn Anyone with the link rồi Copy link để gửi qua Zalo.

Khi nhiều người cùng mở, bạn thấy ô họ đang chọn với màu và tên riêng. Muốn khoá cột công thức để người khác không sửa nhầm: Data → Protect sheets and ranges. Chi tiết về quyền xem chia sẻ trên Google Drive.

Cảnh báoKhông đặt “Anyone with the link – Editor” cho file chứa số CCCD, lương, số điện thoại khách hàng. Link có thể bị chuyển tiếp ra ngoài. Chỉ chia sẻ đích danh với người cần.

4. Lịch sử phiên bản: cứu dữ liệu bị xoá nhầm

  1. File → Version history → See version history (Ctrl + Alt + Shift + H).
  2. Cột bên phải liệt kê các mốc thời gian kèm người sửa; bấm vào để xem, phần thay đổi được tô màu.
  3. Bấm Restore this version để khôi phục, hoặc copy phần cần lấy lại.

Đặt tên cho mốc quan trọng (ví dụ “Chốt lương tháng 10”) bằng Name current version. Muốn biết ai sửa một ô: chuột phải ô → Show edit history.

5. Dùng khi không có mạng

  1. Dùng Chrome hoặc Edge, cài tiện ích Google Docs Offline của Google.
  2. Vào Google Drive → biểu tượng bánh răng → Settings → tích Offline.
  3. Với file cần dùng: File → Make available offline.

Khi có mạng lại, thay đổi tự đồng bộ. Không nên dùng chế độ offline trên máy dùng chung.

6. Tải về Excel, PDF

File → Download → chọn Microsoft Excel (.xlsx), PDF hoặc CSV (chỉ sheet hiện tại). Bản tải về là bản sao; sửa trên máy sẽ không cập nhật ngược lên Google Sheets.

7. Dùng trên điện thoại

Cài ứng dụng Google Sheets trên Android hoặc iPhone, đăng nhập cùng tài khoản. Bấm vào ô để nhập, chạm đúp để sửa; nút + để tạo bảng mới; biểu tượng chữ A gạch chân để định dạng. Điện thoại tiện cho xem nhanh và nhập vài dòng; việc chỉnh công thức, định dạng nhiều nên làm trên máy tính.

MẹoHọc thêm phím tắt để làm nhanh gấp đôi: xem phím tắt Google Docs và Sheets.
#google sheets#bảng tính online#chia sẻ#người mới

Bài viết liên quan

Zalo