Nhận nộp bài, nộp file qua Google Forms
Dùng câu hỏi tải tệp của Google Forms để thu bài, hồ sơ, ảnh minh chứng: giới hạn loại và dung lượng file, nơi lưu trên Drive và lỗi hay gặp.
Thu bài tập, hồ sơ xin việc hay ảnh minh chứng qua Zalo dễ bị trôi tin nhắn và lẫn tên file. Câu hỏi File upload (Tải tệp lên) của Google Forms gom mọi tệp vào một thư mục Drive, kèm đúng tên và thông tin người nộp, giúp bạn kiểm tra ai đã nộp, ai chưa chỉ trong vài giây.
1. Thêm câu hỏi tải tệp
- Mở biểu mẫu, bấm dấu + để thêm câu hỏi, đổi loại câu hỏi thành File upload.
- Lần đầu, Google hiện thông báo tệp sẽ được lưu vào Drive của chủ form và người nộp phải đăng nhập Google → bấm Continue.
- Bật Allow only specific file types nếu muốn giới hạn, ví dụ chỉ nhận Document và PDF.
- Chọn Maximum number of files (1, 5 hoặc 10 tệp) và Maximum file size (từ 1 MB đến 10 GB mỗi tệp).
- Bật Required nếu bắt buộc nộp.
Nên đặt thêm câu Short answer “Họ và tên” và “Lớp/Phòng ban” phía trên để dễ đối chiếu.
2. Tổng dung lượng và nơi lưu tệp
Dưới câu hỏi tải tệp có dòng cho biết form nhận tối đa bao nhiêu dữ liệu (mặc định 1 GB), bấm Change để tăng lên. Tất cả tệp:
- Nằm trong Drive của chủ form, ở thư mục mang tên biểu mẫu, bên trong có thư mục con cho từng câu hỏi (thường có chữ “File responses”).
- Tính vào dung lượng 15 GB miễn phí của chủ form. Thu video của 50 học sinh có thể làm đầy Drive rất nhanh.
- Được đổi tên tự động theo dạng “tên tệp gốc – tên người nộp”.
Cách nhanh nhất để mở thư mục: thẻ Responses → chọn câu hỏi tải tệp → View folder.
3. Người nộp bắt buộc phải đăng nhập Google
Đây là giới hạn quan trọng nhất: form có câu tải tệp không cho nộp ẩn danh. Người không có tài khoản Google (hoặc đang dùng trình duyệt chưa đăng nhập) sẽ không thấy nút Add file. Một số trường hợp thường gặp:
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Phụ huynh, ứng viên không có Gmail | Hướng dẫn tạo tài khoản, hoặc cho nộp bằng link Drive trong câu Short answer. |
| Form của trường/công ty dùng Google Workspace | Quản trị viên có thể chặn tài khoản ngoài tổ chức nộp tệp — kiểm tra lại trong cài đặt hoặc hỏi IT. |
| Đăng nhập nhiều tài khoản trên Chrome/Cốc Cốc | Bấm Switch account ngay trên form để chọn đúng tài khoản. |
4. Theo dõi ai đã nộp
- Trong Responses bấm Link to Sheets.
- Cột câu hỏi tải tệp chứa đường link tới từng tệp trong Drive.
- Dán danh sách lớp sang trang tính khác và dùng
COUNTIFhoặcXLOOKUPđể đánh dấu người chưa nộp (xem VLOOKUP và XLOOKUP).
5. Bảo mật dữ liệu người nộp
Hồ sơ có CCCD, bằng cấp hay số tài khoản ngân hàng là dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Chỉ chia sẻ thư mục cho người thật sự cần, không bật “Anyone with the link”, và xoá khi không còn dùng.