Cách lọc dữ liệu trong Excel và lọc trùng 1 cột, 2 cột

Lọc giúp bạn chỉ xem những dòng cần thiết: nhân viên phòng Kế toán, đơn hàng tháng 10, khách ở Hà Nội… Cách bật nhanh: chọn một ô trong bảng, nhấn Ctrl + Shift + L (hoặc Data → Filter). Mỗi tiêu đề cột sẽ có nút mũi tên để chọn điều kiện lọc.

1. Lọc cơ bản với AutoFilter

1. Đảm bảo bảng có một dòng tiêu đề và không có dòng, cột trống chen giữa.
2. Bấm Ctrl + Shift + L.
3. Bấm mũi tên ở cột cần lọc, bỏ tích (Select All), tích các giá trị muốn xem → OK.

Dòng không khớp sẽ bị ẩn, số dòng chuyển màu xanh, thanh trạng thái báo “x of y records found”. Bỏ lọc một cột: mũi tên → Clear Filter From…; bỏ toàn bộ: Data → Clear.

2. Lọc theo số, ngày, chữ và màu

Ô Search trong menu lọc cho phép gõ một phần nội dung, rất nhanh với danh sách dài. Cột ngày mà không thấy nhóm theo năm/tháng nghĩa là ngày đang ở dạng văn bản — xem mục sửa ngày dạng text.

3. Advanced Filter: lọc nhiều điều kiện, chép kết quả sang chỗ khác

Dùng khi cần điều kiện “hoặc” giữa nhiều cột, ví dụ: phòng Kinh doanh hoặc lương trên 15 triệu.

1. Ở vùng trống (ví dụ H1:I3), chép tiêu đề cột cần lọc. Dưới tiêu đề ghi điều kiện: cùng dòng là VÀ, khác dòng là HOẶC. Ví dụ H2 = Kinh doanh, I3 = >15000000.
2. Data → Advanced.
3. List range: bảng dữ liệu; Criteria range: H1:I3.
4. Chọn Copy to another location, chỉ ô đích → OK.

Trên Excel 365 và Google Sheets, hàm FILTER làm việc này bằng công thức và tự cập nhật.

4. Lọc danh sách không trùng (giá trị duy nhất)

Trong hộp Advanced Filter, tích Unique records only và chọn Copy to another location — bạn có danh sách không lặp mà dữ liệu gốc giữ nguyên. Excel 365 có thể dùng =UNIQUE(B2:B500). Nếu muốn xoá hẳn dòng trùng, xem làm sạch dữ liệu (Remove Duplicates).

5. Tô màu dữ liệu trùng trong một cột

1. Chọn cột, ví dụ cột số điện thoại hoặc mã hoá đơn.
2. Home → Conditional Formatting → Highlight Cells Rules → Duplicate Values.
3. Chọn màu → OK.
4. Lọc riêng các ô trùng: mũi tên lọc → Filter by Color → chọn màu vừa tô.

6. Tìm giá trị trùng giữa hai cột

Ví dụ cột A là danh sách đăng ký, cột C là danh sách đã nộp tiền. Muốn tô màu những người trong cột A đã có ở cột C:

1. Chọn A2:A500 → Conditional Formatting → New Rule.
2. Chọn Use a formula to determine which cells to format.
3. Nhập =COUNTIF($C$2:$C$500,A2)>0, chọn màu → OK.

Đổi thành =COUNTIF($C$2:$C$500,A2)=0 để tô những người chưa có ở cột C. Muốn đánh dấu bằng chữ ở cột phụ, gõ ở B2: =IF(COUNTIF($C$2:$C$500,A2),"Đã nộp","Chưa"). Chi tiết về quy tắc tô màu xem định dạng có điều kiện.