Sổ Tay Số

Cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel (theo Tên tiếng Việt)

Sắp xếp danh sách theo thứ tự ABC trong Excel, xếp họ tên theo Tên kiểu Việt Nam bằng cột phụ và sort nhiều cấp, xếp ngày tăng dần và sửa lỗi ngày dạng text.

Trang tính (Excel, Sheets) Trung bình 7 phút đọc Cập nhật Biên soạn:

Danh sách lớp, danh sách nhân viên thường phải xếp theo ABC. Với cột chỉ có một từ, chọn một ô trong cột rồi bấm Data → Sort A to Z là xong. Khó hơn là họ tên tiếng Việt: Excel xếp theo chữ cái đầu tiên tức là theo Họ (Nguyễn, Trần, Lê…), trong khi ta cần xếp theo Tên. Giải pháp: tách Tên ra cột phụ rồi sắp xếp nhiều cấp.

1. Sắp xếp ABC cơ bản

  1. Bấm vào một ô trong cột muốn sắp xếp (không bôi đen riêng cột).
  2. Data → Sort A to Z (tăng dần) hoặc Sort Z to A (giảm dần).

Excel tự nhận cả bảng và giữ các cột khác đi theo dòng. Nếu bạn lỡ bôi đen một cột, Excel hiện cảnh báo Sort Warning — hãy chọn Expand the selection.

Nguy hiểmChọn Continue with the current selection sẽ chỉ xếp riêng cột đó, tên bị lệch khỏi điểm, lương, số điện thoại. Nếu đã lỡ, nhấn ngay Ctrl + Z. Nên sao lưu file trước khi sắp xếp bảng quan trọng.

2. Tách Tên ra cột phụ

Giả sử cột B chứa “Nguyễn Thị Minh Anh”. Chèn cột C “Tên” và dùng một trong hai công thức:

=TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(TRIM(B2)," ",REPT(" ",100)),100))
=TEXTAFTER(TRIM(B2)," ",-1)

Công thức đầu chạy trên mọi phiên bản Excel: thay mỗi dấu cách bằng 100 dấu cách, lấy 100 ký tự bên phải rồi cắt khoảng trắng — kết quả là từ cuối cùng. TEXTAFTER ngắn gọn hơn nhưng chỉ có trong Excel 365 (bản mới). Xem giải thích ở hàm lấy ký tự.

Không muốn dùng công thức? Gõ tên của 1–2 dòng đầu vào cột C rồi nhấn Ctrl + E (Flash Fill), Excel tự đoán phần còn lại. Kiểm tra lại vài dòng tên ghép như “Thị Mai” vì Flash Fill có thể đoán sai.

3. Sắp xếp nhiều cấp: Tên, rồi Họ đệm

Nhiều người cùng tên “Anh” thì cần xếp tiếp theo họ đệm. Có thể tách thêm cột Họ đệm:

=TRIM(LEFT(B2,LEN(TRIM(B2))-LEN(C2)))
  1. Chọn một ô trong bảng → Data → Sort.
  2. Tích My data has headers.
  3. Dòng đầu: Sort by = Tên, Order = A to Z.
  4. Bấm Add Level: Then by = Họ đệm, A to Z.
  5. OK. Sau đó cập nhật lại cột STT nếu đang gõ số cứng — xem đánh số thứ tự tự động.

Cột phụ có thể ẩn đi (chuột phải → Hide) để bảng gọn khi in.

Lưu ýThứ tự chữ có dấu (Ă, Â, Đ, Ê, Ô, Ơ, Ư) do Excel và cài đặt ngôn ngữ của máy quyết định, có thể không khớp 100% với bảng chữ cái tiếng Việt như trong sổ điểm của trường. Với danh sách chính thức, hãy rà lại các tên bắt đầu bằng Đ, Ư, Ơ.

4. Sắp xếp theo ngày tăng dần

Chọn một ô trong cột ngày → Data → Sort Oldest to Newest. Nếu Excel chỉ hiện Sort A to Z thay vì Oldest to Newest, gần như chắc chắn ngày đang ở dạng văn bản.

5. Sửa lỗi sắp xếp ngày bị sai (ngày dạng text)

Dấu hiệu: ngày căn lề trái, “12/01/2026” đứng trước “13/12/2025”, lọc không nhóm theo năm. Nguyên nhân thường do dữ liệu dán từ phần mềm khác hoặc máy đặt định dạng tháng/ngày kiểu Mỹ.

  1. Chọn cả cột ngày → Data → Text to Columns.
  2. Bấm Next hai lần đến bước 3.
  3. Chọn Date và chọn kiểu DMY (ngày/tháng/năm) → Finish.
  4. Định dạng lại: Ctrl + 1 → Custom → gõ dd/mm/yyyy.

Giờ ngày căn phải và sắp xếp đúng. Cách bằng công thức với chuỗi dạng dd/mm/yyyy:

=DATE(RIGHT(A2,4),MID(A2,4,2),LEFT(A2,2))

Xem thêm các hàm ngày tháng.

6. Google Sheets

Chọn vùng có tiêu đề → Data → Sort range → Advanced range sorting options, tích Data has header row, thêm cột sắp xếp bằng Add another sort column. Hàm =SORT(A2:D100,3,TRUE) trả về bản đã sắp xếp mà không đụng dữ liệu gốc.

#excel#sắp xếp#abc#họ tên#sort

Bài viết liên quan

Zalo