Cách căn lề trong Word chuẩn văn bản hành chính
Căn lề trang Word chuẩn Nghị định 30/2020: trên, dưới 2–2,5 cm, trái 3–3,5 cm, phải 1,5–2 cm. Kèm cách đổi inch sang cm và căn đoạn trái, phải, giữa, đều.
Căn lề trang trong Word nằm ở Layout → Margins → Custom Margins. Với văn bản hành chính ở Việt Nam, lề chuẩn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP là: trên 2–2,5 cm, dưới 2–2,5 cm, trái 3–3,5 cm, phải 1,5–2 cm, khổ giấy A4. Lề trái rộng hơn để chừa chỗ đóng ghim, đóng quyển.
Bước 0: Đổi đơn vị từ inch sang cm
Word cài mặc định theo kiểu Mỹ dùng inch, nhập “2” thành 2 inch (gần 5,1 cm). Đổi trước khi căn lề:
- Vào File → Options → Advanced.
- Kéo xuống nhóm Display, mục Show measurements in units of chọn Centimeters → OK.
Cần quy đổi nhanh: 1 inch = 2,54 cm; 1 cm ≈ 28,35 pt. Bạn có thể dùng công cụ đổi đơn vị.
Căn lề trang theo chuẩn
- Thẻ Layout → Margins → Custom Margins.
- Thẻ Margins: nhập Top 2 cm, Bottom 2 cm, Left 3 cm, Right 1,5 cm (hoặc giá trị trong khung cơ quan bạn quy định).
- Gutter để 0, Orientation chọn Portrait.
- Sang thẻ Paper, kiểm tra Paper size: A4 (21 × 29,7 cm). Máy mới cài thường để Letter, in ra sẽ lệch.
- Ở Apply to chọn Whole document. Muốn dùng cho mọi văn bản mới, bấm Set As Default → Yes.
| Lề | NĐ 30/2020 | Giá trị hay dùng |
|---|---|---|
| Trên (Top) | 20–25 mm | 2 cm |
| Dưới (Bottom) | 20–25 mm | 2 cm |
| Trái (Left) | 30–35 mm | 3 cm |
| Phải (Right) | 15–20 mm | 1,5 cm |
Căn lề bằng thước Ruler
Bật View → Ruler. Phần màu xám ở hai đầu thước là lề trang; rê chuột vào ranh giới xám/trắng đến khi hiện mũi tên hai chiều rồi kéo. Giữ Alt khi kéo để thấy số đo chính xác. Cách này nhanh nhưng khó ra số tròn, nên dùng Custom Margins cho văn bản chính thức.
Căn lề đoạn văn: trái, phải, giữa, đều
Đây là căn chữ trong đoạn, khác với lề trang. Chọn đoạn rồi dùng nút trên thẻ Home hoặc phím tắt:
| Kiểu căn | Phím tắt | Dùng khi |
|---|---|---|
| Căn trái (Align Left) | Ctrl + L | Email, ghi chú, văn bản web |
| Căn giữa (Center) | Ctrl + E | Tiêu đề, quốc hiệu, tên văn bản |
| Căn phải (Align Right) | Ctrl + R | Địa danh, ngày tháng |
| Căn đều (Justify) | Ctrl + J | Nội dung văn bản hành chính, báo cáo |
Căn lề trong Google Docs
Vào File → Page setup, chọn Pages, khổ giấy A4 và nhập lề Top, Bottom, Left, Right (Google Docs hiển thị đơn vị theo ngôn ngữ tài khoản; với tiếng Việt thường là cm). Bấm Set as default nếu muốn dùng cho tài liệu mới.