Sổ Tay Số

Cách chèn chữ ký vào Word: tách nền, lưu dùng lại

Chụp chữ ký tay, xoá nền trắng, đặt nổi trên chữ và lưu vào Quick Parts để chèn trong vài giây. Phân biệt rõ ảnh chữ ký với chữ ký số có giá trị pháp lý.

Tài liệu (Word, Docs) Trung bình 7 phút đọc Cập nhật Biên soạn:

Để chèn chữ ký tay vào Word, bạn ký lên giấy trắng, chụp lại, chèn ảnh vào văn bản, xoá nền trắng và đặt ảnh ở chế độ In Front of Text để kéo vào đúng chỗ ký. Làm một lần rồi lưu vào Quick Parts, lần sau chỉ cần hai cú nhấp. Nhưng hãy nhớ: ảnh chữ ký không phải chữ ký số và giá trị pháp lý rất khác nhau.

Bước 1: Chụp chữ ký sao cho đẹp

  • Ký bằng bút bi xanh hoặc bút dạ đen, nét đậm, trên giấy A4 trắng trơn.
  • Chụp ở nơi đủ sáng, điện thoại song song mặt giấy, không đổ bóng tay.
  • Dùng chế độ quét tài liệu (Google Drive, Microsoft Lens, ứng dụng Notes trên iPhone) để ảnh phẳng và trắng — xem scan bằng điện thoại.
  • Gửi ảnh sang máy tính qua Zalo “Cloud của tôi” hoặc Google Drive, rồi cắt sát chữ ký.

Bước 2: Chèn và xoá nền trắng

  1. Insert → Pictures → This Device, chọn ảnh chữ ký.
  2. Chọn ảnh → thẻ Picture Format → Remove Background. Word đánh dấu vùng sẽ xoá bằng màu tím; dùng Mark Areas to Keep tô lại nét bị mất, Mark Areas to Remove cho chỗ nền còn sót → Keep Changes.
  3. Cách nhanh hơn với nền đã trắng đều: Picture Format → Color → Set Transparent Color, bấm vào vùng nền.
  4. Muốn nét chữ đậm, rõ hơn: Corrections tăng Contrast, hoặc Color → Recolor chọn tông xanh đậm.

Bước 3: Đặt chữ ký nổi trên văn bản

  1. Bấm biểu tượng Layout Options cạnh ảnh (hoặc Picture Format → Wrap Text) → chọn In Front of Text.
  2. Kéo ảnh vào vị trí giữa chức danh và họ tên, kéo góc ảnh để chỉnh kích thước (khoảng 3–4 cm chiều rộng).
  3. Nếu ảnh chạy lung tung khi sửa văn bản, xem mục cố định vị trí trong bài chèn ảnh trong Word.

Bước 4: Lưu chữ ký vào Quick Parts để dùng lại

  1. Gõ họ tên và chức danh bên dưới chữ ký nếu muốn lưu kèm, rồi chọn cả ảnh và chữ.
  2. Insert → Quick Parts → AutoText → Save Selection to AutoText Gallery (hoặc nhấn Alt + F3).
  3. Đặt tên ngắn, ví dụ chuky → OK.
  4. Lần sau: Insert → Quick Parts → AutoText chọn chữ ký, hoặc gõ chuky rồi nhấn F3.
Lưu ýAutoText lưu trong file Normal.dotm hoặc Building Blocks.dotx. Khi thoát Word, nếu hỏi có lưu thay đổi của template không, chọn Save.

Ảnh chữ ký và chữ ký số khác nhau thế nào?

Ảnh chữ ký (scan)Chữ ký số
Bản chấtMột bức ảnh, ai có file cũng sao chép đượcDữ liệu mã hoá gắn với chứng thư số của người ký
Phát hiện sửa đổiKhôngCó — sửa một chữ là chữ ký báo không hợp lệ
Giá trị pháp lýThấp, chủ yếu để tham khảo, bản nháp nội bộĐược Luật Giao dịch điện tử công nhận như chữ ký tay khi đáp ứng điều kiện
Cần gìChỉ cần ảnhChứng thư số từ nhà cung cấp được cấp phép (USB token, ký số từ xa)
Cảnh báoKhông dùng ảnh chữ ký để thay chữ ký số trên hợp đồng, hoá đơn, hồ sơ nộp cơ quan nhà nước. Cũng đừng gửi file Word có ảnh chữ ký cho người lạ — họ có thể lấy ảnh ra dùng giả mạo. Với tài liệu gửi đi, hãy xuất PDF rồi ký số; xem cách ký tên lên PDF.

Word cũng có Insert → Signature Line để tạo dòng chữ ký chờ ký số; tính năng này cần chứng thư số cài trên máy và người nhận mở bằng Word mới kiểm tra được.

#word#chữ ký#chèn chữ ký#chữ ký số

Bài viết liên quan

Zalo